CRM de gestión de pedidos para tiendas de videojuegos de consola

Desafío

La tienda vende juegos digitales de consola, y una compra solo puede completarse iniciando sesión en la cuenta de PlayStation del propio comprador, quien facilita esas credenciales junto con el pedido. Así que detrás de cada pedido hay una persona: leer las credenciales, entrar, comprar el juego, marcarlo como hecho. Escalar eso significa más personas, y la única forma de darle un pedido a alguien era una cuenta de administrador de WooCommerce, es decir entregarle la tienda entera, clientes, ingresos, ajustes, para atender un solo pedido.

Opciones consideradas

1. Dar a cada ejecutor un acceso de administrador de WooCommerce: descartada. Los roles de WooCommerce están pensados para gestionar una tienda, no para atender un pedido: el rol más restringido que aún ve los detalles del pedido ve también mucho más de lo que el trabajo requiere.
2. Repartir los pedidos a mano por hojas de cálculo o mensajería: descartada. Las credenciales acabarían copiadas en sitios que nadie controla, y no quedaría registro de quién abrió qué pedido ni cuándo.
3. Un CRM aparte junto a la tienda, leyendo los pedidos por la API de WooCommerce: elegida. La tienda sigue siendo la fuente de verdad de los pedidos; el CRM se hace cargo de quién puede ver qué.

Decisión

Construir un CRM que recoge los pedidos de WooCommerce según se crean y muestra al ejecutor exactamente el conjunto de datos necesario para el pedido que tiene delante, y nada más. El modelo de acceso se apoya en cuatro roles: administrador, ejecutor, vendedor y responsable financiero. Un ejecutor externo y no confiable recibe una cuenta acotada y nunca entra en el panel de WooCommerce, que es lo que hizo seguro trabajar con muchos a la vez. Cada acción queda escrita en un registro de ejecución.

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ЗЗаказыККарточка заказаООчередьРОтчётССебестоимостьПРолиММагазины

Order fulfilment CRM, scrollable snapshot of the demo stand

Asignación de pedidos

Navegación

Implementación

Una aplicación PHP sobre componentes de Illuminate, base de datos, HTTP, validación y eventos, con PHP-DI para el cableado, Phinx para las migraciones, Monolog para el registro y MySQL por debajo. Habla con WordPress y WooCommerce por la API REST: un pedido nuevo aparece en el CRM en cuanto se realiza en la tienda, y el cambio de estado a procesado se escribe de vuelta en la tienda en lugar de quedarse en un segundo sistema.

Lo decisivo es el modelo de acceso. Los roles determinan qué campos de un pedido puede leer cada usuario, de modo que los datos necesarios no viajan más allá de quien atiende ese pedido, y el registro deja constancia de quién actuó sobre qué.

Resultado

La gestión de un pedido se estabilizó en unos 10 minutos. Más importante aún: incorporar a un ejecutor externo dejó de ser una cuestión de confianza, recibe una cuenta acotada a los pedidos que se le asignan, así que la tienda pudo trabajar con muchos ejecutores en paralelo en vez de limitarse a quienes podían recibir acceso de administrador.